Firma digital de la DIAN que no se use durante un periodo de 2 años o más, será revocada

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  • Publicado: 16 junio, 2014

Firma digital de la DIAN que no se use durante un periodo de 2 años o más, será revocada

Así lo dispuso la Resolución DIAN 114 de junio 5 de 2014 con la cual se modificó el art. 3 de la Resolución 12717 de 2005, norma que contiene las pautas sobre la forma en que se llevan a cabo las emisiones, activaciones, revocaciones y renovaciones de los mecanismos de firma digital con que se firman las declaraciones virtuales ante la DIAN.

El pasado 5 de junio de 2014 la DIAN expidió su Resolución 114 a través de la cual decidió hacer varias modificaciones al texto del art. 3 de la Resolución 12717 de diciembre de 2005, la cual contiene las pautas sobre la forma en que se llevan a cabo las emisiones, activaciones, revocaciones y renovaciones de los mecanismos de firma digital con que se firman las declaraciones virtuales ante la DIAN.

Para entender donde se producen los cambios, a continuación presentamos un cuadro con las versiones comparativas de la norma modificada (hemos subrayado las partes donde se producen los cambios):

Versión anterior de la norma
Nueva versión luego de ser modificada con la Resolución 114 de junio de 2014
Art. 3, Resolución 12717 de 2005. ARTICULO 3. Procedimiento para el trámite de los mecanismos de acceso y certificación y firma digital para el uso en servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1. Para activar los mecanismos de acceso:

a. Inscripción en el Registro Único Tributario de acuerdo con el Decreto 2788 de 2004 y las normas que lo modifiquen o adicionen.

b. Autogestión de su usuario y contraseña, a través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde encontrará las instrucciones especificas a seguir.

2. Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:

a. Emisión: Diligenciamiento por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales del formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario y, formalización por medio de la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a éste, así como la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior uso.

Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la documentación soporte, conforme al Decreto 2788 de 2004, la Resolución 8502 de 2004 y demás disposiciones reglamentarias.

b. Activación: Autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole a partir de los códigos de activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites.

c. Revocación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital respaldado por certificado digital perderá su validez en las siguientes circunstancias:
i. Por pérdida de la clave privada.
ii. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
iii. Por muerte del suscriptor.
iv. Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio
v. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
vi. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
vii. Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
viii. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ix. Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.

 

En las dos primeras circunstancias señaladas en el literal c), el suscriptor está obligado a solicitar la revocación del certificado digital.

En las demás circunstancias procederá la revocación a petición de parte o de oficio, según el caso.

Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a través de los servicios telefónicos o de asistencia al cliente de la DIAN y formaliza su solicitud presencialmente en la entidad.

Para la revocación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando establezca una circunstancia que permita revocar de oficio los mecanismos digitales, procederá de conformidad y le comunicará al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes.

d). Renovación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital amparado por certificado digital extenderá su vigencia en las siguientes circunstancias:

i. Por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del mecanismo, que será con treinta días de antelación.

ii. Por disposición de la DIAN.

 

 

 

 

En estos eventos la DIAN, diligenciará el formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario y su formalización, procedimiento por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a éste, así como el servicio informático electrónico soporte de esta función que permite generar automáticamente los códigos para activación del mecanismo para su posterior uso.

Parágrafo. Todos los procedimientos mencionados cuentan con las instrucciones y ayudas necesarias para su cabal cumplimiento.

Art 3 Resolución 12717 de 2005 (modificado con art. 1 de la Resolución 114 de junio de 2014). Procedimiento para el trámite de los mecanismos de acceso y certificación y firma digital para el uso en servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
1. Para activar los mecanismos de acceso:

a) Inscripción en el Registro Único Tributario de acuerdo con el Decreto 2460 de 2013 y las normas que lo modifiquen o adicionen;

b) Autogestión de su usuario y contraseña, a través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos en el portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde encontrará las instrucciones específicas a seguir.

2. Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:

a) Emisión: Diligenciamiento por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales del formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario y, formalización por medio de la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a este, así como la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior uso.

Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la documentación soporte, conforme al Decreto 2460 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias;

b) Activación: Autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole a partir de los códigos de activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites.

c) Revocación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital respaldado por certificado digital perderá su validez en las siguientes circunstancias:
i) Por muerte del suscriptor.
ii) Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
iii) Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
iv) Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
v) Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
vi) Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
vii) Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
viii) Por no hacer uso del mecanismo digital en los dos años anteriores a la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales realice la verificación de la utilización del mecanismo.

En las circunstancias señaladas anteriormente procederá la revocación a petición de parte o de oficio, según el caso.

 

 

 

Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a través de los servicios telefónicos o de asistencia al cliente de la DIAN y formaliza su solicitud presencialmente en la entidad.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá revocar de oficio los mecanismos digitales cuando establezca una circunstancia que le permita hacerlo y comunicará la decisión por cualquier medio al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes;

d) Renovación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital amparado por certificado digital extenderá su vigencia en las siguientes circunstancias:

i) Por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del mecanismo, que será con treinta días de antelación.

ii) Por disposición de la DIAN.
iii) Por pérdida de la clave privada.
iv) La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.

En las circunstancias señaladas en los numerales iii y iv del literal d), el suscriptor o representante está obligado a solicitar la revocación del certificado digital.

En estos eventos, la DIAN diligenciará el formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario y su formalización, procedimiento por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a este, así como el servicio informático electrónico soporte de esta función que permite generar automáticamente los códigos para activación del mecanismo para su posterior uso.

Parágrafo. Todos los procedimientos mencionados cuentan con las instrucciones y ayudas necesarias para su cabal cumplimiento.

Como se puede ver, en los primeros incisos de la norma lo que se hizo fue actualizar las referencias que se hacían hacia el antiguo Decreto 2788 de 2004 y cambiarlas por referencias hacia el nuevo Decreto 2460 de noviembre de 2013 pues este último es la norma que desde esa fecha contiene todas las nuevas instrucciones sobre los procesos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del RUT administrado por la DIAN.

Luego, en los literales “c)” y “d)” del numeral 2 de la nueva versión del art. 3 de la Resolución 12717 de 2005 lo que se ve es que la DIAN hizo varios ajustes importantes así:

  1. En el literal “c)”, que se refiere a los casos en que el mecanismo de firma digital sería “revocado” (es decir anulado o retirado del sistema de la DIAN), allí se observa que ya no figuran las causales de “pérdida de la clave privada” ni tampoco la de “la clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le de uso indebido”.  Esas causales ahora figuran es en el literal “d)”, el cual se refiere a los casos en que el mecanismo sería entones “renovado” en lugar de “revocado”. Pero lo extraño es que al mismo tiempo en el literal “d)” hayan escrito que si se presentan esas dos causales que ya mencionamos, que entonces el mecanismo sí tiene que ser “revocado”. Como quien dice, a la final no hay ningún cambio pues si se presenta alguna de esas dos causales, las cuales solo fueron cambiadas de sitio dentro del texto de la norma, entonces el mecanismo sí terminaría siendo “revocado”.
  2. Dentro del literal “c)” ahora se agregó una nueva causal por la cual el mecanismo de firma digital pasaría a ser revocado y es cuando dicho mecanismo no haya sido usado en por lo menos los dos años más recientes para el momento en que la DIAN decida revisar la utilización de dicho mecanismo. Esa es una buena medida pues si la persona titular del mecanismo fue secuestrada o murió, y sus familiares o conocidos no dan aviso de eso a la DIAN, entonces se evitaría que se cometan fraudes con dicha firma digital.

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