Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Si bien se ha extendido de forma sustancial la utilización de softwares de contabilidad, los cuales cuentan desde el momento de su adquisición con respaldos bien sea en servidores externos o en la nube, la pérdida de la información no deja de ser un riesgo permanente.
Si bien, la obligación de registrar los libros de contabilidad en las respectivas cámaras de comercio se suprimió desde la expedición del Decreto Ley 019 de enero de 2012 (Ley anti trámites), por disposición expresa del Código de Comercio y la Ley 962 de 2005 estos deberán conservarse so pena de que los respectivos organismos de control impongan las multas establecidas en dicho código.
La pérdida de los libros de contabilidady suinformación, que aún siguen siendo riesgos que pesan sobre este ejercicio, se puede presentar por factores como: el extravío de la información de respaldo (tales como comprobantes, facturas y demás) sobre las cuales se construya la información contable; o la pérdida total de la información ya registrada a raíz de algún suceso extraordinario.
La obligatoriedad de conservar los libros y papeles de contabilidad se encuentra determinada por los artículos 60 y 28 del Código de Comercio y la Ley 962 de 2005 respectivamente. En ambas normatividades se coincide en un plazo de 10 años para conservar dicha información (la Ley 962 se refiere en términos generales a los papeles del comerciante).
El no cumplimiento de esta normatividad puede ser sancionada con una multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes de acuerdo a lo contenido en el artículo 58 del mismo código. Esta sanción será aplicada por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, sanción que procederá de oficio o a petición de cualquier persona, atendiendo criterios de necesidad razonabilidad y proporcionalidad.
Al respecto, el Decreto 2649 de 1993 reglamenta y fija los procedimientos que deberán seguirse en caso de pérdida, extravío o destrucción de los libros, documentos y papeles de contabilidad. Estas disposiciones se encuentran determinadas por el artículo 135. Ante dicha eventualidad, como primer paso, la empresa deberá denunciar ante las entidades competentes estos hechos.
El mencionado artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, en el inciso 2, determina que, posterior a la denuncia respectiva ante la pérdida, extravío o destrucción de los libros, documentos y papeles de contabilidad, la entidad deberá reconstruir los registros en los libros de contabilidad durante los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho.
En ese sentido, de acuerdo al contenido de este acápite y a las directrices contenidas en la Orientación Profesional No. 5 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, en el proceso de reconstrucción deberán tomarse como base las declaraciones tributarias, comprobantes de contabilidad, estados financieros certificados e informes terceros.
Igualmente, se considerarán distintos soportes de origen externo e interno, los cuales deberán contar con ciertas características que permitan respaldar la información contenida, por ejemplo, que se encuentren debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboraron o hayan intervenido en su preparación. Con igual propósito se puede hacer uso también de copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente, tal como lo señala la orientación del CTCP.
Así mismo, esta reconstrucción podrá respaldarse a través de medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales que trata la Ley 527 de 1999 (Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), siempre que se cumpla con los requisitos y condiciones que establece el artículo 12 de esta ley, “conservación de los mensajes de datos y documentos”.
El artículo 12 establece tres condiciones. En primer lugar, se requiere que la información que contengan estos documentos sea accesible para posteriores consultas; en segundo lugar, dichos documentos deben conservarse en el formato que se hayan generado, enviado o recibido o de manera que permita demostrar que se reproduce con exactitud dicha información; por último, y de contar con ella, se requiere que se conserve toda la información que permita determinar el origen, destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
En caso de que en el proceso de reconstrucción de los registros de los libros de contabilidad no se encuentre con documentación alguna que respalde este proceso, la Orientación Profesional No. 15 del CTCP en el acápite 4.1.3.14 expone el procedimiento que deberá seguir el comerciante o afectado en este caso.
Al respecto, esta entidad considera que el ente económico, el comerciante o afectado, deberá proceder a realizar un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Por otra parte, si en este proceso de reconstrucción se realiza una reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copias que sean facilitados por terceros, se debe dejar constancia en cada documento de esta circunstancia y describir el motivo de la reposición.
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