Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Hasta el 8 de noviembre del 2016 los empresarios tienen plazo para registrar todas las bases de datos que contengan información personal de clientes, proveedores y funcionarios. De no realizarlo se corre el riesgo de sanciones económicas equivalentes a 2.000 smmlv.
La Ley de Protección de Datos Personales, 1581 del 2012, reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
Por otra parte, la Circular 002 del 2015 aclara que la tarea consiste simplemente en reportar de forma virtual, en la sección especial del portal de la SIC, la información básica a que se refiere el artículo 5 del Decreto 886 de mayo del 2014 junto con la información adicional que se solicitó en la misma Circular 002.
Los empresarios tienen la tarea de registrar todas las bases de datos que involucran información personal de clientes, proveedores y funcionarios. Si no se realiza este trámite en el tiempo estipulado las empresas serán investigadas y sancionadas económicamente hasta con 2.000 smmlv, multas dirigidas tanto a personas naturales como jurídicas. Desde el 9 de noviembre del 2015 se viene realizando este proceso y el plazo vence el 8 de noviembre del 2016.
El objetivo del registro de bases de datos es contar con una relación completa de todas las empresas que puedan ser responsables de datos personales de los colombianos y determinar cuáles son sus políticas de protección de los mismos. Este proceso es necesario ya que con la reglamentación de la Ley de Habeas Data como derecho fundamental, es obligación para cualquier institución que archive datos personales de un ciudadano, garantizar el buen uso y la actualización permanente de dicha información.
El proceso implementado por la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– permitirá a los empresarios conocer cuáles son las falencias en el manejo de los datos personales y así realizar correcciones para ajustarse a la ley.
Lo más sonado sobre este tema son las bases de datos de crédito en el sistema financiero, donde si una persona ya no tiene deudas con la banca la norma exige que la información sea actualizada, y así evitar problemas como el cierre de los préstamos para las personas. Otra irregularidad que se presenta es que los datos personales –dirección de domicilio, teléfonos, número de identificación, entre otros– estén sin la debida autorización del ciudadano. El mal manejo de una base de datos, como su comercialización y no contar con la autorización de las personas para guardar sus datos, puede ser tipificado como delito.
Toda aquella información asociada a una persona y que permite su identificación, como es su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia y trayectoria académica, laboral o profesional. Existe también información más sensible, como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.
Los datos personales conforman la información necesaria para que una persona pueda interactuar con otras o con una o más empresas y/o entidades para que sea plenamente individualizada del resto de la sociedad, haciendo posible la generación de flujos de información que contribuyen con el crecimiento económico y el mejoramiento de bienes y servicios. Así por ejemplo, cuando hacemos una solicitud de crédito ante una entidad financiera, se requiere diligenciar formularios con nuestra información personal, o cuando realizamos una compra y para realizar la factura de venta solicitan datos como el número de documento de identidad, correo electrónico, dirección y teléfono de contacto, entre otros.
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