Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El pasado 3 de septiembre de 2008, mediante su publicación en el diario oficial 47.101, empezó a tener vigencia la nueva Circular Básica contable y Financiera No.004 de agosto 28 de 2008 expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria.
Esta nueva circular (de 170 páginas) sustituye a la anterior Circular Básica 013 de julio 30 de 2003 (de 73 páginas) recopilando de nuevo en un solo documento las instrucciones contables y financieras básicas que deberán ser observadas en forma obligatoria por las cooperativas, CTAS, PCTAS, Fondos de empleados y demás entidades del sector Solidario.
En la práctica esta nueva circular del 2008 retoma las mismos instrucciones que ya estaban contenidos en la circular básica del año 2003, y se puede decir que lo que se ha hecho en ella es ampliar o aclarar más los puntos que estaban contenidos en la anterior circular en especial para las cooperativas con actividad financiera (por ejemplo el capítulo XIV-Controles de Ley en la nueva circular del 2008).
Por ahora, quisimos fijarnos en las instrucciones que esta nueva circular imparte en relación con el tema de los Libros Oficiales que deben ser llevados por las entidades de la economía Solidaria (véase el capítulo XIII de la Circular).
Al igual que en la anterior circular 013 del 2003 (vease el capítulo XII, de la misma, capitulo que fue modificado con la circular externa 21 de 2003), la nueva circular vuelve a indicar que el Libro de Inventario y Balances solo será obligatorio para las entidades que tengan mercancías para la venta. En el literal “e” del numeral 2 del capítulo XIII de la circular 004 del 2008 se dispone:
“Libro de Inventarios y Balances: Este libro es de carácter obligatorio para aquellas organizaciones solidarias que mantengan inventarios como producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien. El registro de estos inventarios se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias.
Este libro se emplea para registrar, por lo menos una vez al año, los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la organización solidaria o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (artículo 52 del Código de Comercio).”
(el subrayado es nuestro)
Y más a delante, en el numeral 4 de ese mismo capítulo XIII, se aclara que el libro Inventario y Balances solo se imprimirá una vez al año.
Pero es extraño que la propia Circular haga cita del artículo 52 del Código de comercio en el cual se deja ver que el libro Inventario y balances no es solo para las entidades que tengan mercancías para la venta. En realidad ese libro sí debería ser obligatorio para todas las entidades (sea que manejen inventarios o no) pues con ese libro es como luego se pueden sustentar las cifras de los Estados Financieros de fin de año y sus respectivas notas.
Y sobre el lugar en donde se registrarán los libros oficiales de contabilidad por parte de las entidades vigiladas por la Supersolidaria, la nueva circular deja ver que ese registro se tendrá que seguir haciendo en las Cámaras de Comercio de todo el pais, excepto para el caso de las Cooperativas de Trabajo Asociado y de las Precooperativas de trabajo asociado pues ellas sí lo tienen que hacer en la única sede que tiene la Supersolidaria en Bogotá (ver el numeral 3 del capítulo XIII de la circular).
Sobre ese punto hace poco analizábamos anteriormente (en un artículo llamado “Cámaras de Comercio seguirán registrando Libros de las Entidades de la Economía Solidaria por otros dos años más«) que la razón para que las Cámaras de comercio sigan realizando la inscripción de los libros de contabilidad de las entidades de la economía solidaria es por cuanto han pasado ya 10 años y la Supersolidaria no logra contar con el presupuesto para asumir esa labor la cual le fue ordenada por el decreto 1798 de 1998.
Y en cuanto a la inscripción de los libros de las CTAS y las PCTAS, lo complejo es que hasta ahora la Supersolidaria no ha definido cuánto les va a cobrar por ese trámite, tramite que desde ya será muy engorroso para las multiples CTAS y PCTAS que están ubicadas por fuera de Bogotá que es donde la Supersolidaria tiene su única sede (consulta nuestro anterior editorial de julio 16 de 2008 “Supersolidaria imparte instrucciones para registro e inscripción de CTAs y PCTAs”).
Otra singularidad a destacar en este mismo capitulo XIII de la nueva circular 004 del 2008 emitida por la Supersolidaria es que en relación con los libros auxiliares de contabilidad se menciona, como lo hace el decreto 2649 de 1993, que esos libros auxiliares no se deben registrar en cámaras de comercio pero que para las entidades de la economía solidaria no será ni siquiera obligatorio el imprimirlos en papel
En efecto, en numeral 4 del capítulo XIII se dispuso
4. IMPRESIÓN DE LOS LIBROS
Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, excepto el libro de inventario y balances que se debe imprimir solo una vez al año y los libros auxiliares que basta con tenerlos en el software de la entidad.
(el subrayado es nuestro)
Pero sobre este asunto, hasta la propia DIAN ha dicho que aun teniendo los libros en el software de contabilidad, es obligación el imprimirlos. Así lo dijo en su concepto 39801 de junio 17 de 1994 en el cual concluyó lo siguiente:
En consecuencia, los obligados a llevar contabilidad que utilicen un sistema computarizado están obligados a tener impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en las normas tributarias por irregularidades en la contabilidad (E.T., arts. 654 y 655)”.
Y hasta el propio Consejo Técnico de la Contaduría, en su concepto 292 de febrero 11 de 1999, al igual que la Supersociedades en sus conceptos 340-5698 de feb. 23/98 y 340-41978 de jun. 27/2000, son del mismo parecer de la DIAN.
Por consiguiente, si bien la Supersolidaria no le va exigir a las entidades que vigila el tener los libros auxiliares impresos, esas entidades sí pueden llegar a tener problemas cuando sea la DIAN la que se los exija en un proceso tributario y suceda que no los tengan impresos….
Por último, podemos destacar que en esta nueva circular del 2008 la Supersolidaria sí tuvo cuidado de subsanar la inconsistencia que se mantenía en la circular del 2003 pues en esta última se decía lo siguiente en relación con la oportunidad para el registro de las operaciones:
3. Oportunidad para el registro de las operaciones.
En caso de cierre de ejercicio contable el plazo anterior se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte de las operaciones dentro de los términos antes enunciados(el subrayado es nuestro)
Ese norma nunca tuvo claridad para poder ser aplicada pues la norma no mencionaba cual era ese “plazo anterior”.
Pero ahora, en el numeral 9 del capítulo XIII de la nueva circular del 2008 se lee lo siguiente:
9.OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES
En caso de cierre del ejercicio contable, el plazo de registro de las operaciones se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte.
Sin embargo, aunque con esa nueva redacción sí queda claro cuál es el plazo para el registro de las operaciones en los libros oficiales por causa del cierre del ejercicio contables, pensamos que en lo que se formó ahora un nuevo vacío es en la forma en como en ese mismo numeral 9 se quiere fijar el plazo para registrar las operaciones en los libros oficiales por causa de cierres en periodos intermedios
En el inciso segundo de ese mismo numeral 9 la circular menciona:
“Respecto a los estados financieros intermedios, el inciso 3 del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, advierte ´Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, se deben llevar libros necesarios para: 1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes…´”.
Esa cita que hacen de la norma del artículo 125 del decreto 2649 de 1993 no era la correcta para aclarar el punto en cuestión. La correcta hubiese sido la contenida en el inciso tercero del mismo decreto 2649 de 1993 donde se dispone:
“Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.”
Como quien dice, en este punto de la oportunidad para el registro de las operaciones en los libros oficiales, la Supersolidaria corrigió una cosa pero dejó el vacío en otra…
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
