Qué hacer con la facturación no utilizada en empresas que se liquidan?

Cuando una persona jurídica o persona natural reconoce su obligación tributaria formal de expedir factura de venta (o documento equivalente a factura de venta) para todos los actos de venta de bienes o prestación de servicios que realice desde Colombia, es claro que tal facturación debe cumplir con los requisitos mínimos que la norma tributaria nacional ha impuesto hasta la fecha (ver art.615 a 618-3 del ET)

Entre tales requisitos, se encuentra la de tener que solicitar ante la DIAN  una “autorización de la numeración” que se ha de usar al expedir las respectivas facturas de venta.

Ojo: es importante recordar que esta “autorización de la numeración de la facturación” no se debe solicitar si lo que se va a utilizar son “documentos equivalentes a factura de venta”; véase el art.684-2 del ET, y la resolución 3878 de junio de 1996, sus artículos 2 y 3, el formato y sus instrucciones de diligenciamiento.

La numeración no utilizada debe reportarse a la DIAN

Sin embargo, si  la persona jurídica que venía utilizando esa facturación autorizada entra a ser liquidada (o si es una persona natural comerciante, y decide cerrar su actividad comercial), pero  en ese momento le quedaron sin utilizar varios números de facturas de venta, la norma de la resolución 3878 de junio de 1996 indica que esos números sobrantes se deben informar a la DIAN.

En efecto, el art.6 de la resolución 3878 de 1996 indica lo siguiente:

ART. 6º—Numeración sobrante. La numeración autorizada que no se utilice entre otros casos, por pérdida de facturación, cese de actividades, liquidación de la sociedad, deberá ser reportada a la administración correspondiente para fines de control.

Para hacer ese reporte, se utiliza un formato especial.

Se entiende que la razón de fondo para exigir que el dato de la numeración sobrante sea reportada a la DIAN, es que otros contribuyentes no podrán llegar a soportar “costos y gastos” con facturas de empresas o personas que ya dejaron de funcionar legalmente (ver art 88, 671 y 771-2 del ET).