¿Qué sucede si un empleado deja de tener los dependientes con los que disminuía su retención?

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  • Publicado: 28 octubre, 2013

¿Qué sucede si un empleado deja de tener los dependientes con los que disminuía su retención?

La única reglamentación sobre este tema contenida en el Decreto 099 de enero de 2013 no es clara para indicar si la confirmación de la existencia de algún dependiente la debe estar haciendo el empleado al inicio de todos los meses, o si es suficiente con hacerlo una vez en el año y actualizarla cuando deje de tener al dependiente.

La Norma (haz click en la imagen para ampliar)

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De acuerdo con lo indicado en el art. 387 del E.T. y el art. 2 del Decreto 1070 de mayo de 2013, toda persona natural que perciba rentas laborales y también las que perciban honorarios o servicios, pero logrando pertenecer al universo de los empleados del art. 329 del E.T, tienen derecho a que sus pagadores les resten en el cálculo de su retención básica mensual hasta un 10% de su ingreso bruto del mes (y sin que dicho cálculo exceda de 32 UVT) solo si demuestra tener como “dependiente” a alguna de las siguientes personas:

  1. Hijos que tengan hasta 18 años de edad.
  2. Hijos con edad entre 18 y 23 años al que se le esté financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
  3. Hijos mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
  4. Cónyuge o compañero permanente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT (certificada por contador público,) o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y
  5. Padres o hermanos que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT (certificada por contador público), o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.

Hasta la fecha, la única norma que ha efectuado una reglamentación sobre este tema es la que se haya contenida en los parágrafos 3 y 4 del art. 2 del Decreto 099 de enero de 2013. De lo contenido en esos parágrafos es importante destacar lo que se lee en el parágrafo 4:

“Parágrafo 4°. Para efectos de probar la existencia y dependencia económica de los dependientes a que se refiere este artículo, el contribuyente suministrará al agente retenedor un certificado, que se entiende expedido bajo la gravedad del juramento, en el que indique e identifique plenamente las personas dependientes a su cargo que dan lugar al tratamiento tributario a que se refiere este artículo.

La deducción de la base de retención en la fuente por concepto de dependientes, no podrá ser solicitado por más de un contribuyente en relación con un mismo dependiente.”

¿Qué sucede si se deja de tener a los dependientes?

Nótese que la norma que antes citamos no es suficientemente clara para indicar si esa información sobre la existencia de un dependiente la debe estar entregando el empleado cada mes a su agente de retención, o si solo es suficiente con entregarla una vez en el año y actualizarla solo cuando deje de tener al dependiente.

El punto es que, en efecto, entre un mes y otro un empleado puede dejar de tener al dependiente que hasta el mes anterior le había ayudado a rebajar su base de retención en la fuente (porque su hijo menor de 18 años terminó alcanzando los 18 años.; o porque su cónyuge, padres o sus hermanos comiencen a recibir ingresos propios, o incluso fallezcan etc.)

Ante esos casos en los cuales sería claro que el empleado ya no cuenta con el dependiente, lo más lógico por ahora sería entender que la responsabilidad de avisar oportunamente de esa situación a los agentes de retención recae directamente en el empleado. Pero como en la práctica es muy difícil esperar que los propios empleados entreguen esa información oportunamente, lo mejor sería que los propios agentes de retención tomen la iniciativa de estar pidiendo cada mes la confirmación a sus empleados de si todavía cuentan o no con su dependiente, pues si no es así y la retención se le disminuye indebidamente, le tocaría luego al agente de retención el tener que devolverse a corregir las declaraciones mensuales de retención en las cuales dejó de practicar una mayor retención al empleado.

Y al final del año, ¿qué pasará en la declaración de renta del empleado?

De otra parte, es claro que si a lo largo del año el empleado pudo disminuir su base de retención ante su agente de retención con el concepto de dependientes, entonces al final del año, cuando al empleado le corresponda presentar su propia declaración de renta, también podrá disminuir la base de su impuesto de renta con el concepto de dependientes.

Pero en ese caso será importante examinar lo que sucedería si por ejemplo su dependiente solo lo fue durante unos 6 meses en el año, pues durante los otros 6 meses dejó de serlo. En ese caso por ahora, y mientras no salga alguna reglamentación especial, lo mejor sería entender que el empleado tomaría su ingreso bruto total del año por los pagos laborales (o por los honorarios y servicios), le calcularía el 10% (sin que el resultado exceda de 384 UVT los cuales salen de 32 UVT x 12), y al resultado hasta allí obtenido lo tendría que dividir entre 12 y luego multiplicarlo por 6 (que son los meses en los que sí tuvo al dependiente).

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