Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Según lo dispuso el inciso segundo del articulo.18 de la resolución 12807 de octubre de 2006 , entre el 5 de junio y el 24 de agosto de 2007 se empezarán a vencer los plazos para que todas las personas jurídicas, naturales y sucesiones ilíquidas que actuaron como agentes de retención en la fuente durante el 2006 (por cualquier concepto), y que únicamente deben detallar la información sobre tales retenciones (es decir, que no les compete suministrar ninguno de los otros informes exigidos en la misma resolución 12807), puedan hacer entrega de dicho detalle, en el famoso “ formato 1002 ”, ante la DIAN
Debe tenerse presente que para estar obligado a suministrar a la DIAN los detalles de todos los terceros a quienes se practicó retenciones en la fuente durante el 2006 (ya sea por retención a título de renta, o de IVA al régimen común, o de IVA al régimen simplificado, o de Timbre), no se exige ningún tipo de requisito especial.
Es decir, con el solo hecho de haber actuado como agentes de retención en algún momento durante el 2006, y sin importar sus niveles propios de patrimonio bruto o de ingresos brutos a dic de 2005, el agente de retención debe suministrar los detalles (nombres, dirección, concepto de la retención, valor base, valor de la retención) de los sujetos pasivos a quienes practicó (o con quienes se “asumió”) retenciones en la fuente durante el 2006 (véase el literal c del articulo.1, el literal c del articulo. 2, y el articulo. 5, todos en la resolución 12807 de octubre de 2006 ; consulta también la conferencia 3 de nuestro producto “ Información exógena tributaria a la DIAN por el año 2006 ”
La facultad para poder exigir tal información radica en que así lo dispone el literal b) del articulo.631 del ET . Además, aunque el parágrafo 3 de dicho articulo. 631 daría a entender que se requiere tener ciertos topes de patrimonio o de ingresos a diciembre del año anterior para hacer exigible la información del articulo 631, sucede que el articulo.23 de ley 863 de dic.2003 , al crear en el ET el articulo.631-2 , le dio facultades al director de la DIAN para que maneje a su arbitrio dicho requisito. Incluso por ello es que esos valores absolutos del parágrafo 3 del articulo.631 no se actualizan desde dic.de 2003, ni tampoco quedaron convertidos a UVTs con la ley 1111 de diciembre de 2006 .
Ahora bien, el punto importante que queremos destacar en esta ocasión es que al haberse venido masificando desde enero de 2006 en adelante el uso de los “ servicios informáticos electrónicos ” con los cuales la DIAN puede recibir declaraciones tributarias o reportes de información exógena a través de su portal de Internet, es necesario aclarar si quienes únicamente deberán entregar el formato 1002 (con los datos de las retenciones hechas durante el 2006) lo tendrían que hacer por ese portal de Internet o si lo pueden hacer presencialmente mediante llevar el archivo respectivo dentro de una memoria USB hasta las dependencias de la DIAN.
Al respecto, el inciso segundo del articulo.19 de la resolución 12807 de octubre de 2006 dispuso esta vez lo siguiente:
“Los obligados que deban entregar a la DIAN la información relacionada exclusivamente con el formato 1002 versión 6 -Retenciones en la Fuente Practicadas- a que hace referencia el artículo 5 de la presente Resolución, deben presentar la información en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma digital respaldada con certificado digital , siempre y cuando estén igualmente obligados a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual , en caso contrario deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN , llevando la información en unidades extraíbles USB”.
(el subrayado es nuestro)
Como se observa, si el agente de retención que suministrará a la DIAN el formato 1002 es por ejemplo una persona jurídica que hoy día ya viene presentando sus declaraciones tributarias en forma virtual (para lo cual le asignaron a su representate legal una “firma digital”), entonces también esa persona jurídica entregaría su formato 1002 de manera virtual (téngase cuidado de que a la hora de hacer la entrega en el portal de la DIAN , se escoja la opción “organización” y no la de “a nombre propio”, pues ese es un error que hace que el portal de la DIAN tome la información como si fuera presentada por el gerente como persona natural y no por la persona jurídica u “organización” a la que el gerente solo está representando).
Al respecto, es importante destacar que en la parte que acabamos de citar de la resolución 12807, expedida en octubre de 2006, no se hizo la precisión sobre si solo se refería a las empresas o personas naturales que a octubre de 2006 ya tenían obligación de presentar declaraciones tributarias en forma virtual (para que ellas fueran las que tuvieran que entregar el formato 1002 en forma virtual), o si también se involucraba a las que después de octubre de 2006 iniciaron a declarar virtualmente .
Por tanto, habría que entender que cualquier persona jurídica o persona natural a quien le compete entregar el formato 1002, si a la fecha en que entregará dicho formato 1002 ya cuenta con firmas digitales con las cuales puede presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual, entonces también quedaría obligada a suministrar su formato 1002 de forma virtual.
Y allí entra en juego el hecho de que justamente entre enero y mayo de 2007 , la DIAN ha estado entregando “ firmas digitales ” a todos los gerentes de empresas, o a personas naturales directamente, a quienes les compete, en virtud de la resolución 057 de enero 4 de 2007 (modificada con la resolución 786 de enero 31 ), verse en la obligación (desde febrero/2007, o desde mayo de 2007, o desde julio de 2007) de tener que presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual (véase un editorial anterior al respecto )
Por consiguiente, no solo aquellas personas o empresas que en octubre de 2006 venían presentando declaraciones virtualmente, sino también los que entre febrero y julio de 2007 han adquirido esa obligación, son los que tendrían que entregar su formato 1002 en forma virtual (para estudiar la forma en como se hace esa entrega virtual, no dejes de estudiar la conferencia No.4 de nuestro producto “Información exógena tributaria a la DIAN”)
Adviértase además que si sucede el caso de que un gerente le firma a una persona jurídica obligada a presentar declaraciones y reportes en forma virtual, no por ello debe entenderse que ese mismo gerente, si también trabaja para otra persona jurídica no obligada a presentar declaraciones ni reportes virtualmente, entonces podría suministrar la información del formato 1002 para esa segunda persona jurídica en forma virtual.
El portal de la DIAN solo le recibe la información virtualmente si la persona jurídica en cuestión es la obligada a presentar declaraciones y reportes virtualmente. En consecuencia, para la segunda persona jurídica del ejemplo, la misma tendría que suministrar presencialmente el formato 1002 en las dependencias de la DIAN para lo cual tiene que ir el gerente hasta dichas dependencias.
Y si los gerentes no pueden ir a entregar el reporte ante la DIAN cuando les compete hacerlo presencialmente, pueden mandar entonces a otra persona enviándola con un comunicado por escrito en la que lo autorizan para hacerlo pues así lo indica el inciso 3 del articulo.19 de la resolución 12807 de octubre de 2006 cuando dice:
“Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual, se requiere comunicación suscrita por el Representante Legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos”.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
