Tenga en cuenta los siguientes “tips” sobre la información a reportar en medios magnéticos 2005

Pregunta

Respuesta

1. Cuando al diligenciar la información sobre los pagos a EPS y Fondos de Pensiones (en los cuales se incluye tanto el aporte del empleador como del trabajador), y que se incluyen con el concepto 5011 dentro del formato 1001 ¿Qué sucedería si en el mismo año 2005 se pagaron aportes parafiscales pero originados sobre salarios de años anteriores al 2005, es decir, sobre salarios del 2004, 2003, etc?

Los numerales 11 y 12 del parágrafo 5 de la resolución 10147 de oct de 2005 son claros al indicar que los pagos hechos a EPS y Fondos de Pensiones, y que han de quedar incluidos en el formato 1001, son solo los que se hayan hecho sobre los salarios pertenecientes al año gravable 2005 . Ello significaría que los pagos a reportar son los que se hicieron desde feb de 2005 (cuando se pagaban los aportes sobre los salarios del mes de enero de 2005) hasta enero de 2006 (cuando se pagaron los aportes del mes de diciembre de 2005), y todo ello suponiendo que tales pagos se hicieron oportunamente, pues si se hicieron extemporáneamente, el plazo para hacerlo era hasta antes de la presentación de la declaración inicial de la declaración de renta 2005 so pena de que el costo o gasto por salarios llevado a tal declaración no pueda ser aceptado como deducible por la DIAN (ver art.108 y 664 del ET y el concepto DIAN 17312 de marzo 24 de 2004 ). Por tanto, si durante el mismo año 2005 se hicieron pagos originados sobre salarios de años gravables anteriores (porque se tenían pendientes hacer tales pagos), esos pagos no irían en el reporte del formato 1001.

2. En la misma situación anterior (reportes de los pagos a EPS ) ¿Qué sucedería si los pagos se veían disminuidos con las “incapacidades” que reconocían las propias EPS? ¿Se reportaría como “pago” el valor que se liquidaba en las planillas hasta antes de descontar tales incapacidades, o se reportaría como “pago” el valor que quedaba después de restar tales incapacidades?

Lo correcto en estos casos es que se reporte como “pago a la EPS ” el valor que se obtenía hasta antes de descontar las incapacidades reconocidas por la misma EPS. Lo anterior, por cuanto lo que busca en el fondo la DIAN es controlar que el aporte obligatorio a salud (calculado sobre los salarios del año 2005) sí se haya efectuado, y no importa si tal aporte, al momento de cancelarlo, se cruzaba con “incapacidades” o se cancelaba totalmente en efectivo.

3. En relación con el mismo tema anterior (pagos a las EPS y fondos de pensiones) ¿Qué sucedería si en los pagos a EPS los trabajadores hacían cotizaciones adicionales (capitaciones) por beneficiarios que no están en el grupo básico protegido por la EPS ? ¿Y si los trabajadores hacían también aportes voluntarios a los Fondos de Pensiones?

Debemos entender que el propósito de fondo en la norma es controlar que los aportes obligatorios que nacen al cancelar “salarios”, sí se hayan pagado oportunamente, pues ese es el requisito básico para poder que los pagos laborales sean deducibles (ver art.108 y 664 del ET ). En consecuencia, todo pago adicional que los trabajadores hicieron a las EPS o Fondos de pensiones no tienen que importarle a la DIAN y por tanto no se deberían incluir en el reporte. Solo se deben reportar los pagos por las liquidaciones obligatorias a salud (12%), pensiones (15%), y fondo pensional (1% en términos generales para asalariados que devengaron más de 4 salarios mínimos legales)

4. Si cuando se hacían retenciones en la fuente a titulo de IVA a personas naturales del Régimen Simplificado, la contrapartida de tal retención se registraba como un “IVA descontable” ¿Sería valido decir, en el formato 1005, que se tuvo un “IVA descontable” con una “persona natural” que pertenece al “régimen simplificado”?

En efecto, la mecánica de la contabilización de la retención en la fuente a título del IVA, y según el art. 485-1 del ET , implica que el Responsable del Régimen común se tomará como “IVA descontable” ese mismo valor que practicó por “retención de IVA” a sus proveedores o acreedores que pertenecían al “Régimen Simplificado”. En consecuencia, al detallar los “IVAs descontables”, la DIAN tendrá que aceptar que existan “IVAs descontables” con personas naturales que en las bases de datos de tal entidad son solo responsables en el “régimen simplificado” y que por tanto “no generan IVA”…

5. Qué sucederá cuando en las contabilidades del año 2005 ciertos pagos en especie a sus asalariados (ejemplos la alimentación, o la educación) fueron contabilizados no con el nit del asalariado sino con el nit de la empresa que los alimentó o los educó? ¿Se entiende que el gasto era con el “asalariado” o que era con el “alimentador” o “educador”?

Las empresas, para remunerar a sus trabajadores, pueden hacerles pagos en dinero o en especie. Pero sea cual sea la forma en que le hagan los pagos, el pago es un ingreso para el asalaraido y en consecuencia es el asalariado quien debe figurar como titular de dicho pago y no la empresa que lo “alimentó” o lo educó (Véase el art. 387-1 y nuestro editorial que al respecto escribimos en una época reciente)

6. Para quienes desarrollan el formato 1002 con las retenciones practicadas a terceros durante el 2005 ¿Qué hacer si no se cuenta con los direcciones de muchos de tales terceros? ¿O qué hacer si cuando se hizo la operación con tal tercero el mismo suministró una dirección que hoy mayo de 2006 pudo haber cambiado?

La exigencia de las direcciones en los reportes de información exógena 2005 estaba previamente advertida desde febrero de 2005 , cuando en dicha época se expidió la resolución 0936 (véase también nuestro editorial donde advertimos oportunamente de esa exigencia). Así las cosas, se debe forzosamente incluir una dirección para cada tercero y consideramos que no sería aceptable incluir como dirección la de la misma entidad o persona informante. De otro lado, si la entidad informante tiene una X dirección que capturó del tercero cuando hizo su operación durante el 2005, no es responsabilidad de dicha entidad informante estar averiguando los cambios de dirección que el tercero decida hacer de sus domicilios. Se reporta la dirección que se tenga (lo más importante sería no equivocarse en su número de Cédula o Nit)

7. Conviene dejar para ultima hora la transmisión de los archivos de información exógena a través del portal de la DIAN ?

Con el art. 5 de la resolución 3859 de abril 24 de 2006 , la gran mayoría de los obligados a suministrar información exógena a la DIAN deben hacerlo obligatoriamente usando el portal de la DIAN ( consulta nuestro editorial al respecto). Sin embargo, por experiencia propia, un colega nos contó que aunque él madrugó con una semana de anticipación a presentar por esa vía sus archivos de medios magnéticos, resultó que el “acuse de recibo” que debe generarle el portal de la DIAN (donde queda la huella de la fecha y hora en que quedaron suministrados correctamente los archivos) se lo terminaron expidiendo una semana después . En consecuencia, consideramos que previendo una posible “saturación” en los procesos de recepción de la información en el portal de la DIAN , todos los obligados a entregar sus reportes por el portal de la DIAN harían bien en suministrar con anticipación sus reportes y de esa forma evitar un “dolor de cabeza” ante la situación de que la prueba de entrega de la información diga que fue “extemporánea” (ver sanciones ante este evento en la resolución 11774 de dic de 2005 y en nuestra conferencia “ Actualícese en Medios Magnéticos Premium ”