Aspectos tributarios propios del cierre contable

Cada vez que se acerca el fin de año, los contadores deben planear el cierre contable, por lo que es clave realizarlo de la mejor manera; para ello es necesario tener en cuenta aspectos de diferentes tipos, dentro de los cuales se encuentra el tributario.

Al realizar el cierre contable se deben considerar, entre otros, ciertos aspectos tributarios; pues los errores que se cometen suelen ser de alto costo en cuanto al rechazo de costos o pasivos al momento de calcular los impuestos, y en materia de sanciones si se hace de manera incorrecta, extemporánea o con errores aritméticos. Por ello, se relaciona una lista de los errores más comunes que se comenten en este proceso, así como también de las recomendaciones para evitarlos.

Lista de errores frecuentes en el manejo tributario

• Aceptar documentos externos, soporte de costos y deducciones sin requisitos del artículo 771-2 ET; por ejemplo, en el caso de las facturas, estas deben contener los requisitos señalados en el artículo 617 del ET.
• Realizar el pago a proveedores personas naturales, sin que estos entreguen el soporte del pago de la Seguridad Social realizado en debida forma.
• Firma de contratos con personas del régimen simplificado, sin la identificación apropiada; es decir, sin copia de RUT o sin que este se encuentre actualizado.
• La falta del documento equivalente por compras a personas no obligadas a facturar (artículo 3 Decreto 3050 de 1997).
• Conceptos registrados en ingresos no operacionales que no han sido facturados debidamente de acuerdo con el artículo 615 del ET.
• Diferencias entre las retenciones en la fuente a título de renta, CREE e ICA, descontadas en el pago del impuesto y los certificados que lo soportan.
• Impuestos descontables en IVA no procedentes por antigüedad superior a dos bimestres, de acuerdo con lo señalado en el artículo 496 del ET.
• Facturas de venta, sin identificar al comprador con su NIT, tal como lo indica el literal c del artículo 617 del ET.

Recomendaciones a la hora de realizar un buen cierre

Para realizar de manera correcta el cierre del ejercicio, es recomendable tener en cuenta:

• Actualización del RUT cuando se realicen cambios, pues de no hacerse dentro de los dos meses siguientes al hecho que ameritaba su actualización, se sanciona con el equivalente a una UVT por cada día de atraso; y en caso de que no se realice la dirección o la actividad económica, la sanción es de dos UVT por cada día de atraso.
• Los ingresos no gravados, o ciertos costos, deducciones y otros beneficios tributarios requieren de una prueba para que sean aceptados fiscalmente. En consecuencia, se deben solicitar los certificados correspondientes de las donaciones realizadas, de los dividendos no gravados que se hayan recibido, entre otros; asimismo, es conveniente conseguirlos antes de presentar la declaración de renta.
• Revisar los estados de cuenta de los impuestos administrados por la DIAN y de aquellos a cargo de la administración municipal, al menos trimestralmente, pues a veces no se imputan las declaraciones ni los pagos efectuados.
• Verificar que los trabajadores independientes realicen adecuadamente los aportes al Sistema General de Seguridad Social durante toda la vigencia del contrato, si desean tomar como deducible el pago realizado a este por concepto de prestación de servicios. Hay que tener en cuenta que la base mínima sobre la cual deben realizar los aportes es el 40% del pago mensual que reciba el independiente, antes de IVA o de cualquier otro impuesto. Cabe señalar que en caso de que el trabajador independiente no esté realizando los aportes, la empresa debe informar esta situación al Ministerio de Salud y Protección Social, para de esta manera evitar posibles multas que oscilan entre 1 y 50 smmlv.
• Es aconsejable cruzar la información contable con los terceros en los últimos meses del año, a fin de establecer las diferencias y conciliarlas al 31 diciembre.
• Verificacar que las facturas de venta de los proveedores cuenten con la resolución a través de la cual la DIAN autorizó la numeración de la facturación de dicho proveedor.
• No cambiar o modificar sin un motivo plenamente justificado, los estados financieros ya expedidos para terceros.

Expedición de certificados de retenciones en los plazos señalados evita sanciones

El Decreto 2243 de noviembre 24 del 2015, el cual establece el calendario tributario para el 2016, señala en los artículos 43, 44 y 45 los obligación de los agentes retenedores de renta, de expedir a más tardar el 18 de marzo del 2016 los certificados de las retenciones que haya practicado durante el 2015; así pues, deberá expedir:

• Los certificados de ingresos y retenciones por conceptos de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria.
• Los certificados por conceptos distintos de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria.

Además de los certificados anteriores, también deberán expedir los certificados por el valor patrimonial de los aportes y acciones, el certificado de las participaciones y dividendos gravados y no gravados, cuando los mismos sean exigidos por los socios, comuneros, cooperados, asociados o accionistas, para lo cual tendrán quince días calendario contados a partir de la fecha de la solitud. Asimismo, los agentes retenedores del IVA deben expedir un certificado por las retenciones practicadas, dentro de los quince días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención. Por otra parte, en el certificado debe constar expresamente la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva, cuando se trate de retenciones del impuesto sobre las ventas asumidas por los responsables del régimen común, en las operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado.

Las anteriores fechas son importantes, pues el artículo 667 del ET señalada las sanciones que les serán impuestas a los agentes retenedores que no expidan oportunamente los certificados o que lo hagan con cifras equivocadas; de lo contemplado en dicho artículo se desprende que agentes retenedores que no expidan los certificados de retenciones en la fuente, pueden ser sancionados con una multa de hasta el cinco por ciento del valor de los pagos o abonos correspondiente a los certificados no expedidos.

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