Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Así lo indicó la Supersociedades en su Oficio 220-078326 de abril 4 de 2017 en el cual se analizó el caso de una sociedad que primero redactaba y firmaba sus actas en hojas sueltas que no hacían parte del libro oficial de actas y luego pegaba dichas hojas dentro del libro oficial.
El pasado 4 de abril de 2017 la Supersociedades expidió su Oficio 220-078326 en el cual se le pedía evaluar si era correcto o no el procedimiento que se estaba llevando a cabo al interior de una SAS al momento de asentar el libro de actas de asamblea de accionistas y que consistía en que la secretaria primero utilizaba hojas sueltas que no hacían parte del libro oficial de actas y en ellas imprimía cada una de las actas, las hacía firmar por el presidente y secretario y luego las pegaba a las hojas del libro oficial pero cuidando de no cubrir el número de la hoja ni el respectivo sello de la Cámara de Comercio.
Aunque en el oficio no se explica por qué motivo se estaba aplicando ese procedimiento tan extraño para asentar el libro de actas, lo más seguro es suponer que a la secretaria le daba miedo estarse equivocando con la impresión directa de las actas dentro de las hojas que componen el libro oficial registrado en Cámara de Comercio, lo cual luego implicaría estar anulando los respectivos folios y hasta tener que ir a registrar un nuevo libro si las hojas registradas se terminaban agotando rápidamente por causa de las equivocaciones cometidas durante su impresión.
Ahora bien, en relación con el tema planteado, la Supersociedades terminó citando la norma del inciso primero del artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 (uno de los pocos artículos de dicho decreto que sí se deben seguir aplicando pues versa sobre asuntos que no están regulados en los nuevos marcos normativos contables bajo normas internacionales; ver inciso segundo del numeral 3 del artículo 2.1.1. del DUR 2420 de diciembre de 2015), en el cual se lee lo siguiente:
“Art. 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.”
(El resaltado pertenece a la Supersociedades en el oficio citado)
Luego de la cita de la norma, la Supersociedades mencionó lo siguiente:
“Así se desprende que para incluir las actas, es preciso “asentar” las mismas en el libro, expresión que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, en una de sus acepciones, corresponde a “Anotar o poner por escrito algo, para que conste”, lo que equivale a afirmar que es anotar en forma directa sobre un documento y por tanto, que adherir una hoja diferente como se propone en la consulta, desdibuja este concepto, en cuanto altera la hoja original del libro sobre la que se adhiere y podría afectar el valor probatorio del documento en los términos de los artículos 57 y 58 del C. de Co.
Así en concepto de esta oficina es dable colegir que las actas deben asentarse en las hojas del libro y ser firmadas directamente por el Presidente y el Secretario, así como por los miembros de la comisión, si hay lugar, atendiendo que cualquier superposición de otro documento, puede desdibujar el concepto y alterar la prueba”.
Como puede verse, a juicio de la Supersociedades la labor de asentar las actas dentro del libro oficial implica escribir o imprimir directamente sobre las hojas que componen dicho libro (sin temor a estarlas arruinando por algún tipo de equivocación) y es sobre dichas hojas donde también deberán quedar incluidas las respectivas firmas del presidente y el secretario. Por tanto, el procedimiento para asentar actas que se estaba siguiendo al interior de la SAS de donde surgió el interrogante que se le planteó a la Supersociedades, era un procedimiento sin validez jurídica.
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