Mecanismo digital DIAN


30 enero, 2015
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Anteriormente cuando todos los contribuyentes debían realizar las diferentes declaraciones de forma litografíca, cada una de ellas debía estar firmada como mínimo por el representante legal o contribuyente, en unas se adicionaba la firma del contador y en otras la firma del revisor fiscal. Se debía hallar la manera de conseguir las firmas de todos a la vez. Hoy día todo se nos ha facilitado y con la presentación de las declaraciones virtualmente, también se pueden firmar de esta manera. Es aquí donde surge el nombre de mecanismo digital.

“los diferentes responsables de firmar (representante legal o contribuyente – contador o revisor fiscal), lo pueden hacer desde cualquier sitio del mundo donde tengan acceso a la página de internet de la DIAN”

Este mecanismo es creado por la DIAN para la presentación virtual de las diferentes obligaciones tributarias (declaraciones – información exógena), de esta forma los diferentes responsables de firmar (representante legal o contribuyente – contador o revisor fiscal), lo pueden hacer desde cualquier sitio del mundo donde tengan acceso a la página de internet de la DIAN.

Lo que busca la DIAN es facilitar los medios de presentación de las obligaciones tributarias. Aunque no todos están obligados a presentar virtualmente, todos lo pueden hacer. Recuerde que actualmente ya no están a la venta los formularios litográficos. Los que no estén obligados a presentar virtualmente y no deseen utilizar esta herramienta deben desplazarse hasta la oficina de la DIAN para solicitar el formulario. Podemos deducir que lo que busca la DIAN es que todos utilicen la herramienta virtual.

En lo posible lo más recomendado cuando se va a solicitar por primera vez, es que se realice de forma personal ante la DIAN, tener el RUT actualizado en la casilla 53 con la responsabilidad 22  “Cumplir deberes formales a nombre de terceros” para quienes hagan las veces de representante legal de una compañía, o si como contador o revisor fiscal, está directamente relacionado con una compañía, de hecho también puede obtener el mecanismo digital a nombre propio pero si no cuenta con esta responsabilidad 22 en el RUT, el sistema no permitirá que ingrese con su cuenta a otros terceros.

TAMBIÉN LEE:   Consulta de datos para declaración de renta: algunos contribuyentes no podrán acceder oportunamente

La forma para habilitar la cuenta puede encontrarla en el siguiente enlace: Cartilla DIAN

“El mecanismo digital pertenece a una persona natural y no a una persona jurídica como muchos han pensado. ”

Deberá contar con una clave de ingreso al portal de la DIAN y otra clave para firmar. Para culminar la firma de las obligaciones se debe contar además de la clave, con el archivo que entrega la DIAN. El archivo no funciona sin la clave y la clave no funciona sin el archivo.

¿A quién pertenece el mecanismo digital?

El mecanismo digital pertenece a una persona natural y no a una persona jurídica como muchos han pensado. Dicha persona natural (representante legal o contador o revisor fiscal) firmará en representación de una compañía y en la cámara de comercio encontrará la relación que dicha persona natural tiene con la persona jurídica. Es por eso que si se dirigen a la DIAN a solicitar mecanismo digital, solicitan certificado de cámara de comercio con expedición inferior a 30 días con el cual verificarán la relación que tienen con la compañía. Respecto a lo anterior la DIAN también se ha manifestado indicando:

“El mecanismo digital se asigna a la persona natural para que cumpla sus propias obligaciones o aquellas que deba cumplir a nombre propio y/o de terceros a quienes represente o para los cuales actúe. El sujeto a quien se asigna el mecanismo se denomina suscripto.”

¿Qué vigencia tiene el mecanismo digital?

“la vigencia del mecanismo digital será de 3 años.”

A partir del momento que se expide, la vigencia del mecanismo digital será de 3 años. Observe lo que indica el artículo 2 numeral 1 de la Resolución 12717 de 2005:

TAMBIÉN LEE:   Retención en la fuente por compras de persona natural responsable del IVA

“…Este mecanismo cuenta con las siguientes características:

1) Vigencia. La vigencia de los certificados emitidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales será de tres (3) años, contados a partir de su generación…”

La renovación del mecanismo digital se debe realizar únicamente dentro de los 30 días anteriores al vencimiento. Si pasa la fecha de vencimiento y no se realizó la renovación, la firma estará “suspendida” y no permitirá firmar declaraciones y/o información exógena.

Ni la renovación, ni la expedición por primera vez del mecanismo digital, tiene costo. Indicamos algunas causas por las cuales debe ser cancelado el mecanismo digital según la DIAN:

  • Por pérdida de la clave privada.
  • La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
  • Por muerte del suscriptor.
  • Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
  • Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
  • Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
  • Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
  • No hacer uso del mecanismo digital en los 2 años anteriores a la fecha en que la DIAN realice la verificación de utilización del mecanismo.

Sobre este contenido…

Última actualización:
  • 30 enero, 2015
    (hace 8 años)
Categorías:
Etiquetas: