Asambleas virtuales de copropietarios: ¿qué puntos se deben tener en cuenta para su realización?


Asambleas virtuales de copropietarios: ¿qué puntos se deben tener en cuenta para su realización?

La Ley 675 de 2001 establece que se pueden realizar asambleas de copropietarios de forma virtual.

Por el COVID-19 se recomienda que la asamblea sea corta y se impida que la discusión se alargue.

Se recomienda entregar previamente las cifras y los estados financieros a cada copropietario.

Aunque la Federación Colombiana de Lonjas de Propiedad Raíz –Fedelonjas– ha dicho que las asambleas generales en propiedad horizontal por ley deben cumplirse obligatoriamente antes del 31 de marzo de cada año, el gremio informó que estas se deben cancelar cuando son más de 500 propietarios, como consecuencia de la emergencia sanitaria ordenada por el presidente Iván Duque, a causa del COVID-19.

Por lo anterior, las asambleas deben ser virtuales, si el conjunto tiene la tecnología disponible.

El artículo 39 y siguientes de la Ley 675 de 2001 menciona las características bajo las cuales se puede realizar una reunión de asamblea en una propiedad horizontal.

“También existe la posibilidad de que, aunque la asamblea sea presencial, algunos miembros soliciten participar de manera virtual”

Las reuniones de asambleas de copropiedad se pueden presentar de manera ordinaria y extraordinaria, y pueden ser presenciales, de decisión escrita simultánea u otras, como la realización de una asamblea virtual.

Puntos para realizar una asamblea virtual

También existe la posibilidad de que, aunque la asamblea sea presencial, algunos miembros soliciten participar de manera virtual, para lo cual se les deben facilitar los medios tecnológicos que garanticen su derecho a participar en la reunión en tiempo real.

El elemento fundamental para tener en cuenta, a fin de determinar la posibilidad de la toma de decisiones por vía virtual, es la importancia de mantener pruebas de varios sucesos relevantes, entre ellas:

  • La realización de una convocatoria general, que garantice que se extendió a todos los miembros con antelación no inferior a quince (15) días calendario.
  • Se brindaron las condiciones para la participación de todos los miembros.
  • Se realizaron memorias de los temas abordados durante la asamblea, en las que se pueden distinguir las decisiones y los mecanismos decisorios.

Los mecanismos decisorios deben ser concordantes tanto con la Ley 675 del 2001 como con el reglamento interno establecido por la propiedad, de modo tal que evite transgredir las condiciones para la toma de decisiones.

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Si bien una de las pruebas es el acta que se levanta en constancia de la reunión, otros elementos como los correos electrónicos, las comunicaciones escritas y la grabación de la conexión simultánea tienen la capacidad de corroborar las decisiones consignadas en las actas.

Alexander Coral Ramos indica cuáles nombramientos se pueden realizar en una asamblea virtual:

Asambleas cortas y dinámicas

Daniel Vázquez Franco, presidente de Fedelonjas, ha invitado a que los copropietarios realicen asambleas virtuales y promuevan la asistencia mediante delegados con poder.

También se ha pedido a los copropietarios que han viajado o tenido contacto con personas provenientes de países con altas tasas de contagio entregar un poder a una persona de su confianza para ejercer sus derechos.

Además, se ha pedido a los asistentes con síntomas de gripa que se mantengan en su casa y entreguen un poder a una persona de su confianza.

Se recomienda también que la asamblea sea corta y dinámica, e impedir que la discusión se alargue.

Se recomienda entregar previamente las cifras y los estados financieros para que cada copropietario llegue informado.

Para profundizar en las instrucciones que impartió el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo sobre este tema, consulte el Decreto 398 de marzo 13 de 2020.

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