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Las entidades sin ánimo de lucro se encuentran obligadas a llevar libros de contabilidad y de actas; respecto de la obligatoriedad de inscribirlos o no, se debe verificar si se encuentran obligadas a registrarlos ante la Dian.

En la revisión realizada a las normas que modificaron o adicionaron nuevas reglas en el DUR 2420 de 2015 se puede evidenciar que el Decreto 2649 de 1993 sigue siendo la norma guía para definir los lineamientos a seguir en cuanto a libros, comprobantes y soportes contables.

La firma en los estados financieros por parte de un contador público, hará presumir que estos se ajustan a los requisitos legales y estatutarios, que las cifras han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad y que éstas reflejan de forma fidedigna la situación financiera de la entidad.

A pesar de que la información contable está bajo los nuevos marcos técnicos normativos y que la reforma tributaria realizó unas aseveraciones en cuanto a la aceptación de dichas normas, aún se seguirán presentando diferencias entre los registros contables y fiscales que deben ser conciliados. 

El artículo 772 del ET establece que la contabilidad del contribuyente es un medio de prueba a su favor siempre y cuando se lleve de acuerdo a la normatividad vigente. En esta conferencia se abordan los lineamientos y requisitos que se deben atender para que la contabilidad constituya prueba. 

¿Quiénes están obligados a inscribir los libros de contabilidad? ¿Se debe pagar por ello? ¿Puede hacer este proceso en línea?

Resuelta 07  de septiembre de 2017

El Sistema nacional de contabilidad pública expone algunos puntos a tener en cuenta por entidades gubernamentales y diferentes clases de empresas cuando se trata de estructurar catálogos de cuentas, guías contables, libros de contabilidad y normas contables, entre otros requerimientos normativos.

Los artículos 772 a 777 del ET reglamentan la contabilidad como un medio de prueba para efectos fiscales. Con la reforma tributaria estructural se adicionó el artículo 772-1 del ET para establecer la obligatoriedad de realizar conciliación fiscal entre los Estándares Internacionales y el Estatuto.

La contabilidad debe llevarse en libros registrados y los estados financieros de propósito general ser elaborados con fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes. Por lo tanto, si la información contenida en los estados financieros de propósito general es distinta de la información registrada en los libros, dichos estados carecerían de validez legal y se configuraría una irregularidad en la contabilidad.

El artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2015 ordenan conservar los soportes y libros de contabilidad durante por lo menos 10 años después de haber sido generados. Quienes no cumplan con dicha exigencia se exponen a la sanción contemplada en el artículo 58 del Código de Comercio el cual fue modificado con el artículo 28 de la Ley 1762 de julio 6 de 2015.

Antes de la entrada en vigencia del Decreto Ley 019 de 2012, el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio consagraba la obligación de inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil. Asimismo, el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio estipulaba que la inscripción de los libros de contabilidad podría solicitarse en cualquier tiempo, advirtiendo que los actos y documentos sujetos a su registro no producirían efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción, lo que a juicio de la superintendencia de Sociedades, supone que además de la inoponibilidad de los registros contables, el no registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, podría comportar la pérdida de su valor probatorio al no estar ajustados a las prescripciones legales; omisión que además, podría acarrear para la sociedad y sus administradores, las sanciones que contempla el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, según el cual la Supersociedades cuenta con la facultad de imponer multas, sucesivas o no, a quienes incumplan la ley, los estatutos sociales o las instrucciones por ésta impartidas.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 43 de 1990, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y la Circular externa 7 de 1997 de la Superintendencia de Sociedades, la firma de los estados financieros por parte de un contador público hace presumir que estos se ajustan a los requisitos legales y estatutarios, que las cifras fueron tomadas fielmente de los libros de contabilidad y reflejan en forma fidedigna la situación financiera de la entidad.